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干貨!“人機共管”——湘雅三院的設備管理經(jīng)

2017-07-06

        

來源:中國醫(yī)院院長    作者:郭瀟雅

來源:中國醫(yī)院院長    作者:郭瀟雅

2017-07-06

        

醫(yī)療設備的管理不善,跑冒滴漏嚴重,直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟效益,這是令許多管理者頭痛的現(xiàn)象。中南大學湘雅三醫(yī)院(以下簡稱“湘雅三院”)作為國家衛(wèi)生計生委直管的三級甲等大型綜合性教學醫(yī)院,在對醫(yī)療設備實行精細化管理之前,曾存在以下問題。


一是在管理理念上重購置輕管理,對設備管理未形成科學的考核評價體系,缺乏行之有效的管理制度;二是設備管理以靜態(tài)數(shù)據(jù)管理為主,缺乏對應信息的深層挖掘和再利用;三是設備臺賬及檔案信息不完整,不能體現(xiàn)設備運行情況,難以為設備采購、更新?lián)Q代提供決策指導;四是從采購至設備報廢10余環(huán)節(jié)中涉及多部門,因職能交叉與技術限制而缺乏連續(xù)性。


為了實現(xiàn)醫(yī)療設備管理從粗放型管理走向精細化管理,湘雅三院打破了傳統(tǒng)、落后的管理定式,以“綠色、安全、效率、服務”為宗旨,圍繞“科學化、規(guī)范化、精細化、信息化”這一目標,從2014年開始推行以“全生命周期”為主題的“人機共管”模式,并利用信息化手段為決策提供依據(jù),優(yōu)化了工作流程,提升了整體效益。


規(guī)范管理設備周期



湘雅三院副院長楊飛龍告訴記者,鑒于傳統(tǒng)采購模式的弊端,醫(yī)院規(guī)范了采購流程,建立了招標文件及設備采購合同模板,在模板中固化了大型設備信息接口及售后服務等內容,將詢價工作提前到招標文件制定環(huán)節(jié)。同時,建立了科室檔案管理室,對合同、檔案資料進行系統(tǒng)性分類整理。


中南大學湘雅三院建立的科室檔案管理室


申請設備的科室除了要填寫《設備計劃申報審批表》,還要根據(jù)預申報價格分類,填寫設備論證報告書、效益分析表及配套耗材申請表??剖翼殞υO備的收費標準、配套耗材的采購價格、預計開展次數(shù)、人員費用及所承擔的教學科研項目等進行客觀、有效的充分論證,為設備購置決策提供科學參考。


2016年,基于原有設備管理辦法,醫(yī)院增加了對科室及申報項目的考評打分。首先,在設備購置初審階段,制定了可量化的指標,對每一個申報項目進行評分,為評審專家提供客觀依據(jù)。其次,協(xié)同審計辦對入圍項目進行初步詢價,以保證年度計劃預算資金盡量準確。其三,醫(yī)院定期對評審流程進行優(yōu)化完善,例如在專家人選的抽取過程中,醫(yī)院優(yōu)化了專家組成結構,涵蓋了外科、內科、護理、管理等各個方面的專家,確保醫(yī)療設備購置的公平、公正、合理、有效。


為進一步加強對醫(yī)學設備采購與審批工作的管理,醫(yī)院對設備采購和審批流程進行了修訂,下發(fā)了《關于調整醫(yī)學裝備采購審批流程》的通知,對各個環(huán)節(jié)進行科學把關。具體流程為:科室提交申請及論證報告——資產(chǎn)與裝備辦初審并組織答辯(10萬元以上)——協(xié)同審計詢價——醫(yī)學裝備委員會制定年計劃——院務會審批。在本流程中,根據(jù)不同金額劃分,從10萬以下、10萬~50萬及50萬以上分為三個階段,分別制定了對應的采購流程及相應的制度。


湘雅三院資產(chǎn)與裝備辦凌顥對記者說,為最大限度利用好醫(yī)院有限的醫(yī)學設備,緩解臨床醫(yī)技科室對醫(yī)學設備的需求與醫(yī)院設備投入資金不足的矛盾,醫(yī)院制訂了《醫(yī)學裝備年度計劃管理辦法》,使醫(yī)院每年在設備方面的投入總量,與醫(yī)院醫(yī)療收入增長率相適應。通過實施該制度,既保障學科發(fā)展及公共平臺項目所需資金,又保障了各科室5萬元以下基礎醫(yī)學設備采購資金的充足。


醫(yī)學裝備全生命周期元素及管理流程


在設備維修與保養(yǎng)方面,湘雅三院制定了《關于醫(yī)學裝備維修保養(yǎng)相關事項辦法》,對醫(yī)療設備的維修及保養(yǎng)進行系統(tǒng)管理。該制度規(guī)定,醫(yī)院根據(jù)醫(yī)療設備分類及使用狀態(tài),對一般性設備按季度進行巡檢及保養(yǎng),如呼吸機、監(jiān)護儀、輸液泵等,發(fā)現(xiàn)故障進行維修或聯(lián)系供應商更換易損件,對大型設備如透析機進行定期清洗和消毒。


在設備管理中,售后成本與采購成本“倒掛”現(xiàn)象是個令管理者頭痛的難題。對此,在《關于醫(yī)學裝備維修保養(yǎng)相關事項辦法》中還特別指出,要打破大品牌的技術壟斷,在設備招標采購時,必須明確該設備全生命周期內的維保費用。資產(chǎn)與裝備辦通過與廠家大量的前期對接溝通工作,在采購前達成售后協(xié)議,有效降低了設備的運行成本。


信息化提升管理效率


湘雅三院結合設備管理實際情況和醫(yī)院發(fā)展趨勢,將設備全生命周期成本管理理念貫穿于信息化系統(tǒng)開發(fā)中(圖1)。2016年8月,“醫(yī)學裝備服務與管理信息系統(tǒng)”正式上線,為醫(yī)院制訂醫(yī)學裝備年計劃提供了客觀翔實的參考數(shù)據(jù)。


湘雅三院資產(chǎn)與裝備辦主任管志祎表示,該信息系統(tǒng)的開發(fā)以數(shù)據(jù)分析科學化、成本核算實時化、系統(tǒng)管理流程化、工作信息透明化為基礎,按照以服務臨床為根本、以業(yè)務需求為導向,結合本職工作需求設置功能的原則,把握每一環(huán)節(jié)精心設計,實現(xiàn)了各環(huán)節(jié)間的無縫銜接,形成了完整的閉環(huán)服務系統(tǒng)。


據(jù)凌顥介紹,該信息系統(tǒng)分為無紙化辦公系統(tǒng)和成本效益分析系統(tǒng)兩大模塊。無紙化辦公系統(tǒng)是對原有紙質辦公形式的提煉,具有電子化檔案管理、在線報修、保養(yǎng)信息管理等功能。該模塊采用全流程導航,將資產(chǎn)與裝備辦日常管理工作,按照軟件圖形式流程,對設備的購置計劃、招標、合同簽訂、運營、維修保養(yǎng)等各個環(huán)節(jié)進行全程數(shù)字化管理,規(guī)范并優(yōu)化工作流程,明確崗位工作要點,劃分工作權限,使得資產(chǎn)與裝備辦的管理架構清晰,工作職責井然有序,有效提高了日常工作效率。


例如,不論是計劃采購還是臨時采購,無紙化辦公系統(tǒng)都可建立完整的流程監(jiān)控機制,使相關負責人能夠實時、動態(tài)了解采購進程,并通過流程管理功能,對各部門待辦事項進行督辦,對各環(huán)節(jié)所耗時間進行查詢,及時發(fā)現(xiàn)流程停滯點,減少人為停滯因素。據(jù)統(tǒng)計,系統(tǒng)運行初期,每個項目的審批時間平均縮短5個工作日。


成本效益分析系統(tǒng)的主要功能是對30萬元以上的大型設備進行成本效益分析。該模塊在醫(yī)療設備電子檔案的基礎上,對醫(yī)療設備及配套輔助設備等進行了全面清理,使醫(yī)療設備的收入精細化、成本準確化,從而計算出精確的醫(yī)療設備運營效益。通過該模塊,可自動計算出各科室醫(yī)療設備利用率、故障率、維修率、閑置率等使用指標,并實時進行統(tǒng)計、匯總、分析,為醫(yī)療設備采購的決策提供數(shù)據(jù)支持。同時,也可根據(jù)效益分析的利潤率、使用率、周轉率等運轉指標,合理優(yōu)化資源配置,降低運行成本,提高經(jīng)濟效益。


例如,綜合指數(shù)評分表從近三年醫(yī)療設備的投入、年度計劃執(zhí)行情況、回收成本年限、申報書質量、年度醫(yī)學裝備收入占科室業(yè)務收入比5個方面,對設備進行綜合評分,量化了科室業(yè)務能力、設備使用及綜合管理水平,準確反映各科室設備使用效率的具體差異。按科室設備收入能力排名,有效防止了盲目采購醫(yī)療設備的現(xiàn)象,為裝備決策制定提供了科學依據(jù)。


此外,利用信息化管理手段,醫(yī)院實現(xiàn)了對新增醫(yī)療設備的在線回訪。根據(jù)回訪情況,對使用率不高的醫(yī)療設備進行調撥,或進行集中統(tǒng)一調配,不僅減少了重復投資,而且提高了大型貴重醫(yī)療設備的利用率。


優(yōu)化管理永無止境


據(jù)初步測算,湘雅三院通過精細化管理,醫(yī)療設備采購總額逐年遞減。2016年,5萬元以下醫(yī)療設備占全年采購總金額比為3 . 0 5 % ;5萬~10萬元的醫(yī)療設備采購額占比為5.48%;10萬~50萬元及50萬元以上的醫(yī)療設備采購占比分別為17.4%及62%,各項占比達到了合理配置、協(xié)調管理的目標。但楊飛龍認為,受目前軟硬件條件和傳統(tǒng)習慣的限制,醫(yī)院在設備管理方面仍存在一些問題,具體表現(xiàn)在以下三點。


一是設備申請審批環(huán)節(jié)有待進一步精簡,效益評估流程有待進一步優(yōu)化,來自臨床的主要設備購置意見須更加明確及客觀;采購環(huán)節(jié)中根據(jù)相關規(guī)定及程序進行招投標,對技術參數(shù)進行嚴格把控,在實際工作中起到“公平、公正、公開”的作用;對于前期論證及驗收工作,由于受人員、場地等客觀條件限制,在實際工作中須依靠信息化手段進行細化,解決“最后一公里”問題。


二是醫(yī)院資產(chǎn)信息有待進一步統(tǒng)一。針對目前資產(chǎn)管理臺賬中存在的問題,應積極整改,逐步將全院醫(yī)療設備資產(chǎn)卡片進行統(tǒng)一盤點,并采用二維碼形式重新貼標。然而,由于醫(yī)療設備資產(chǎn)眾多,加之舊標簽遺失、新舊設備難以區(qū)分等問題,使資產(chǎn)盤點及貼標工作任務重、難度大,該工作進展相對緩慢。


三是醫(yī)學工程隊伍建設有待進一步加強。現(xiàn)階段,醫(yī)院的醫(yī)學裝備預防性維護、三級保養(yǎng)及質控工作的開展還存在局限性,一定程度上影響了醫(yī)療質量,使得醫(yī)療器械的使用存在安全隱患。


凌顥認為,基于目前實施的信息系統(tǒng)建設,未來湘雅三院信息化建設有待從三個方面進行完善。


一是使用終端的移動化。原有的信息系統(tǒng)要在堅實底層架構的基礎上,全面向手機、IPAD等便攜移動終端移植過渡,以此來優(yōu)化工作流程,便于異地辦公。


二是信息系統(tǒng)的集中化。目前,醫(yī)院還處于科室統(tǒng)計普通數(shù)據(jù)階段,在醫(yī)院整體信息化普及到一定程度后,要進行統(tǒng)籌化發(fā)展,進一步向環(huán)節(jié)流程推進,深入到每一項節(jié)點,力求醫(yī)學裝備采購全流程都從辦公系統(tǒng)進行實施,力爭醫(yī)用耗材及售后等均實現(xiàn)全程無紙化辦公。


三是數(shù)據(jù)價值的最大化。行政后勤在進行設備監(jiān)管的同時,將產(chǎn)生的各項設備數(shù)據(jù)信息轉發(fā)給科研部門,利用大數(shù)據(jù)協(xié)助科研人員進行課題研究,更好地為臨床服務。設備采購是一門科學,既要遵守法制和政策的規(guī)定,又要滿足使用的專業(yè)性、可靠性、先進性和經(jīng)濟性。公立醫(yī)院在設備采購和管理方面,各自

有不同的流程和方法,但都需要借助信息化的手段,在確保醫(yī)療設備使用

過程安全可靠的同時,努力提高對醫(yī)療設備全周期的管理效率。


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